La administración adecuada de los gastos es esencial para la salud financiera de cualquier empresa. Al comprender y controlar los gastos, las empresas pueden tomar decisiones financiera más informadas y potencialmente aumentar sus ingresos. En esta lección, aprenderemos cómo configurar y administrar los gastos en el contexto de una empresa.
Creación de un árbol de gastos
En primer lugar, es fundamental tener un sistema organizado para clasificar y administrar los distintos tipos de gastos que puede tener una empresa. Aquí es donde entra en juego el concepto de “árbol de gastos”. En términos simples, el árbol de gastos es un sistema de clasificación que divide y agrupa los gastos según sus características. Usted puede crear su propio árbol de gastos basado en las necesidades específicas de su empresa. Ejemplos de categorías de gastos pueden ser papelería, electricidad, telefonía, oficina, etc.
Registro y manejo de comprobantes de gastos
Una vez que se ha creado el árbol de gastos, el siguiente paso es registrar los comprobantes de gastos. Para hacer esto, se busca al proveedor, se selecciona el tipo de comprobante y luego se buscan los gastos, que pueden ser identificados mediante su código o descripción. A este proceso también se le puede añadir detalles como el monto del gasto, un ítem con IVA, entre otros detalles.
Consulta y Modificación de los comprobantes
Los gastos y los comprobantes asociados no son estáticos y pueden necesitar ser consultados, modificados o eliminados. Para hacer esto se debe ir a “compra”, “consultar comprobante de compra”, elegir el tipo de comprobante y filtrar según los criterios necesarios. En esta pantalla podrá consultarlo y en caso de tener los privilegios necesarios, modificar o eliminar el gasto.
Análisis de Gastos
La administración de gastos no sólo incluye el registro de los mismos, también implica el análisis de los gastos para obtener información significativa que puede ser utilizada en la toma de decisiones. La herramienta de informe dinámico permite verificar y agrupar los gastos por tipo, además de exportar esta información a PDF, Excel, imprimirlo o enviarlo por correo electrónico.
Administrar de manera efectiva los gastos de una empresa es una tarea compleja pero crucial. Comienza con la implementación de un sistema organizado de seguimiento de gastos, seguido por el registro meticuloso de los comprobantes de gastos. También es importante asegurarse de tener la capacidad de revisar y modificar los registros como sea necesario. Por último, la capacidad de analizar y exportar estos datos es esencial para tomar decisiones financieras informadas. Una administración efectiva de los gastos puede ayudar a una empresa a identificar oportunidades para mejorar la eficiencia y aumentar las ganancias.
