La elecci贸n de un software de gesti贸n para una empresa o negocio, no puede tomarse a la ligera. De esta elecci贸n depende en gran medida el buen funcionamiento y futuro de la empresa. Gracias a una buena elecci贸n, podremos obtener una herramienta que nos ayude en las tareas diarias de nuestro negocio, que nos permita saber en todo momento la informaci贸n necesaria para tomar decisiones y que nos muestre el estado actual de nuestro negocio (ventas, compras, deudas y stock). Por otro lado, una mala elecci贸n significa problemas, frustraciones y principalmente p茅rdidas econ贸micas o de tiempo.聽
Como siempre , las personas buscan algo que mejor se ajuste en relaci贸n precio / calidad, pero esta b煤squeda por el equilibrio no es para nada sencilla. Imagine instalar un sistema, cargar todos los datos ,gastar tiempo y dinero para luego darnos cuenta que no se adapta al funcionamiento de la empresa. No solo no se adapta, si no que tambi茅n impacta negativamente en el funcionamiento de la misma. Es por esto que antes de contratar y pagar por un nuevo sistema, tenemos que entender varias cosas.
Es la finalidad de este art铆culo, explicarle a ustedes, lo que seg煤n nosotros y 14 a帽os de experiencia en software, son los puntos m谩s importantes a tener en cuenta antes de realizar esta elecci贸n.
Tipos de sistemas
En el mercado existen una infinidad de sistemas de gesti贸n, que aparecen con diferentes nombres, por ejemplo: software de gesti贸n, programa para facturar, ERP, software enlatado para administraci贸n. Si bien estas palabras no son sin贸nimos, muchas veces se utilizan como tal.
Podemos gastar poca plata en un sistema b谩sico y r铆gido. o gastar mucha plata en un sistema caro y avanzado , pero que al final tampoco se adapta a nuestras necesidades
En internet podr谩n encontrar muchos sistemas de distribuci贸n gratuita o casi gratuitos. el problema de los mismos es que por lo general son sistemas enlatados y r铆gidos. con pocas posibilidades de adaptarse totalmente al funcionamiento de nuestra empresa. Generalmente tienen pocas opciones de configuraci贸n y parametrizaci贸n. La instalaci贸n y configuraci贸n corren a cuenta del usuario. El soporte es muchas veces inexistente y la posibilidad de agregar nuevas funcionalidades es nula.
Por otro lado, tenemos software de grandes compa帽铆as, con precios exorbitantes, cuotas mensuales, dependencia de por vida y que al final, tienen tantas opciones, opciones por las cual pagamos y probablemente nunca vayamos a utilizar. Que el sistema sea caro y con muchas opciones, tampoco es garant铆a que se adapte al funcionamiento requerido por su negocio.
驴Qu茅 tenemos que tener en cuenta?
Primero tenemos que tener bien en claro nuestro negocio y sus necesidades. Tenemos que saber cu谩ntas personas van a usar el sistema, cu谩ntas computadoras tenemos o estamos dispuestos a comprar (son computadoras nuevas o reliquias de museo?). la cantidad, localizaci贸n y distribuci贸n de los almacenes. cantidad de puntos de ventas y sucursales. Tambi茅n tenemos que tener claro cu谩l es el circuito de comprobantes que utilizamos en nuestro negocio (ej: presupuesto / luego factura con remito / luego recibo de cobro)
En base a esto y antes de elegir, cont谩ctese con la empresas del sistema y preg煤ntele:
驴Lo puedo probar antes de comprar?
驴Es un sistema nuevo o ya tiene varios a帽os en el mercado?
驴Tiene soporte t茅cnico presente? 驴Tengo que pagar soporte t茅cnico de por vida?
驴Cuanta Pc soporta por determinado precio?
驴Cuales son los costos extra? por ejemplo agregar un nuevo punto de venta, o agregar m谩s usuarios , o agregar una nueva pc.
驴soporta sucursales?
Los comprobantes son configurables a mi gusto? Puedo hacer que un remito descuente o no descuente stock seg煤n mis necesidades. puedo usar este remito o un presupuesto para luego crear r谩pidamente una factura.
驴Puedo configurar a mi gusto las formas de pago, tarjetas , cuotas e intereses?
驴Es modular? 驴Puedo comprar algunas funciones ahora y luego agregar las que faltan si me doy cuenta que tambi茅n pueden ser 煤tiles?
驴Puedo configurar informes a mi gusto? Por ejemplo: quiero un informe que me agrupe todos los productos por marca, y luego bajo esa marca ver los productos de los cuales se vendieron m谩s de 10 unidades en los 煤ltimos 15 d铆as.
驴Puedo agregar alg煤n comprobante interno que sea propio de mi organizaci贸n?
驴Tiene trazabilidad de comprobantes?驴 puedo agarrar un comprobante cualquiera y ver los comprobantes relacionados?
驴es f谩cil migrar los datos b谩sicos de mi sistema actual al nuevo sistema?
驴En caso de alg煤n problema serio, puedo contactarme r谩pidamente con alg煤n miembro de soporte para que me lo soluciones en el momento?
驴C贸mo aprendo a usarlo? 驴Manuales, video tutoriales, cursos?
Para no marearse y poder hacer la elecci贸n de manera m谩s sistematizada y profesional. Recomendamos utilizar una tabla de doble entrada como el que figura a continuaci贸n:
Tambi茅n podr铆amos realizar otra tabla donde se detallen todas las funcionalidades incluidas. Ejemplo: factura electr贸nica, ticket fiscal, presupuesto, remito, orden de pedido, nota de cr茅dito/d茅bito, env铆o de comprobantes por mail, modificaci贸n de comprobantes.
Otro punto importante, es saber a qui茅n le estamos comprando el software. Podemos preguntar directamente a los involucrados y realizar una peque帽a investigaci贸n, como ser sus clientes y los rubros en los que tiene instalado el sistema.
Conclusi贸n
Tenemos que entender que un sistema no se ajusta de la misma manera a negocios del mismo tipo. por esto la elecci贸n no es solo un asunto del tipo de negocio, el precio y las funcionalidades, sino tambi茅n un factor de preferencia personal y gustos. Esperamos que mediante este art铆culo usted haya obtenido todos los conocimientos y herramientas necesarias para abordar la b煤squeda de un sistema. Por lo menos, ahora tiene una idea de lo que tendr谩 que enfrentar y que cosas preguntar, para que la elecci贸n, sea la mejor a la primera oportunidad.
驴Le qued贸 alguna duda? no dude en escribirnos que en Wynges.com con gusto se la responderemos.
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