🥇¿Cómo elegir un buen software de gestión? – Sistema de control de stock y ventas

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La elección de un software de gestión para una empresa o negocio, no puede tomarse a la ligera. De esta elección depende en gran medida el buen funcionamiento y futuro de la empresa. Gracias a una buena elección, podremos obtener una herramienta que nos ayude en las tareas diarias de nuestro negocio, que nos permita saber en todo momento la información necesaria para tomar decisiones y que nos muestre el estado actual de nuestro negocio (ventas, compras, deudas y stock). Por otro lado, una mala elección significa problemas, frustraciones y principalmente pérdidas económicas o de tiempo. 

Como siempre , las personas buscan algo que mejor se ajuste en relación precio / calidad, pero esta búsqueda por el equilibrio no es para nada sencilla. Imagine instalar un sistema, cargar todos los datos ,gastar tiempo y dinero para luego darnos cuenta que no se adapta al funcionamiento de la empresa. No solo no se adapta, si no que también impacta negativamente en el funcionamiento de la misma. Es por esto que antes de contratar y pagar por un nuevo sistema, tenemos que entender varias cosas. 

Es la finalidad de este artículo, explicarle a ustedes, lo que según nosotros y 14 años de experiencia en software, son los puntos más importantes a tener en cuenta antes de realizar esta elección.

Tipos de sistemas

En el mercado existen una infinidad de sistemas de gestión, que aparecen con diferentes nombres, por ejemplo: software de gestión, programa para facturar, ERP, software enlatado para administración. Si bien estas palabras no son sinónimos, muchas veces se utilizan como tal. 

Podemos gastar poca plata en un sistema básico y rígido. o gastar mucha plata en un sistema caro y avanzado , pero que al final tampoco se adapta a nuestras necesidades

En internet podrán encontrar muchos sistemas de distribución gratuita o casi gratuitos. el problema de los mismos es que por lo general son sistemas enlatados y rígidos. con pocas posibilidades de adaptarse totalmente al funcionamiento de nuestra empresa. Generalmente tienen pocas opciones de configuración y parametrización. La instalación y configuración corren a cuenta del usuario. El soporte es muchas veces inexistente y la posibilidad de agregar nuevas funcionalidades es nula.

Por otro lado, tenemos software de grandes compañías, con precios exorbitantes, cuotas mensuales, dependencia de por vida y que al final, tienen tantas opciones, opciones por las cual pagamos y probablemente nunca vayamos a utilizar. Que el sistema sea caro y con muchas opciones, tampoco es garantía que se adapte al funcionamiento requerido por su negocio.

¿Qué tenemos que tener en cuenta?

Primero tenemos que tener bien en claro nuestro negocio y sus necesidades. Tenemos que saber cuántas personas van a usar el sistema, cuántas computadoras tenemos o estamos dispuestos a comprar (son computadoras nuevas o reliquias de museo?). la cantidad, localización y distribución de los almacenes. cantidad de puntos de ventas y sucursales. También tenemos que tener claro cuál es el circuito de comprobantes que utilizamos en nuestro negocio (ej: presupuesto / luego factura con remito / luego recibo de cobro)

En base a esto y antes de elegir, contáctese con la empresas del sistema y pregúntele:

¿Lo puedo probar antes de comprar?

¿Es un sistema nuevo o ya tiene varios años en el mercado?

¿Tiene soporte técnico presente? ¿Tengo que pagar soporte técnico de por vida?

¿Cuanta Pc soporta por determinado precio? 

¿Cuales son los costos extra? por ejemplo agregar un nuevo punto de venta, o agregar más usuarios , o agregar una nueva pc.

¿soporta sucursales?

Los comprobantes son configurables a mi gusto? Puedo hacer que un remito descuente o no descuente stock según mis necesidades. puedo usar este remito o un presupuesto para luego crear rápidamente una factura. 

¿Puedo configurar a mi gusto las formas de pago, tarjetas , cuotas e intereses?

¿Es modular? ¿Puedo comprar algunas funciones ahora y luego agregar las que faltan si me doy cuenta que también pueden ser útiles? 

¿Puedo configurar informes a mi gusto? Por ejemplo: quiero un informe que me agrupe todos los productos por marca, y luego bajo esa marca ver los productos de los cuales se vendieron más de 10 unidades en los últimos 15 días.

¿Puedo agregar algún comprobante interno que sea propio de mi organización?

¿Tiene trazabilidad de comprobantes?¿ puedo agarrar un comprobante cualquiera y ver los comprobantes relacionados?

¿es fácil migrar los datos básicos de mi sistema actual al nuevo sistema?

¿En caso de algún problema serio, puedo contactarme rápidamente con algún miembro de soporte para que me lo soluciones en el momento?

¿Cómo aprendo a usarlo? ¿Manuales, video tutoriales, cursos?

Para no marearse y poder hacer la elección de manera más sistematizada y profesional. Recomendamos utilizar una tabla de doble entrada como el que figura a continuación:

También podríamos realizar otra tabla donde se detallen todas las funcionalidades incluidas. Ejemplo: factura electrónica, ticket fiscal, presupuesto, remito, orden de pedido, nota de crédito/débito, envío de comprobantes por mail, modificación de comprobantes.

Otro punto importante, es saber a quién le estamos comprando el software. Podemos preguntar directamente a los involucrados y realizar una pequeña investigación, como ser sus clientes y los rubros en los que tiene instalado el sistema.

Conclusión

Tenemos que entender que un sistema no se ajusta de la misma manera a negocios del mismo tipo. por esto la elección no es solo un asunto del tipo de negocio, el precio y las funcionalidades, sino también un factor de preferencia personal y gustos. Esperamos que mediante este artículo usted haya obtenido todos los conocimientos y herramientas necesarias para abordar la búsqueda de un sistema. Por lo menos, ahora tiene una idea de lo que tendrá que enfrentar y que cosas preguntar, para que la elección, sea la mejor a la primera oportunidad.

¿Le quedó alguna duda? no dude en escribirnos que en Wynges.com con gusto se la responderemos.

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