Hoy en día, es muy común ver que un gran número de pequeñas y medianas empresas aún utilizan programas de contabilidad o facturación muy básicos. Otras todavía utilizan hojas de cálculo, para manejar procesos estratégicos y fundamentales para su negocio como la administración de clientes, el stock de los almacenes, los deudores e informes de ventas, entre otros. Ante esta situación, la toma de decisiones se ve afectada debido a esta forma de operar. Sabiendo que la pyme suele contar con un margen de error bajo y que puede ponerse en riesgo si no dispone de información actualizada, los sistemas de gestión son según nuestra opinión, fundamentales en la actualidad.
En relación a lo dicho anteriormente, recomendamos a las pymes, optar por software de gestión sencillos, prácticos y flexibles. Sistemas que los ayuden en sus problemáticas concretas, dejando de lado la implementación de programas de mayor envergadura y complejos. La pyme tiene necesidades muy específicas de gestión financiera, logística, producción…, por lo que no es necesario que incorpore módulos complejos ni que gaste en soluciones costosas con miles de opciones que nunca se usarán, todo lo contrario.
Es importante conocer en primer lugar los requerimientos principales que tiene la empresa, para después utilizar una aplicación lo más práctica e intuitiva posible. Aplicación que acompañe y ayude en la rutina diaria de la organización. Quizás algunas de ellas incluso no precisan comprar un software de gestión; de hecho, hasta ahora muchas pymes han preferido trabajar con un software gratuito o hasta con el mismo excel y access . Pero, debido a la continua demanda de productividad y de disminución de costos, la incorporación de un buen software de gestión, se puede ver recompensada. Es muy importante que el mismo sea fácil de usar y de adaptarse a las necesidades de la organización; además de ser rápido de implementar y requerir de bajos recursos tecnológicos.
Ventajas
Las pymes quieren soluciones dirigidas a proyectar y fomentar su cuenta de resultados, que garanticen su funcionamiento y su rentabilidad de forma sencilla. Estas soluciones son una buena alternativa que permiten controlar el aumento del número de usuarios, obtener y compartir información, análisis de trazabilidad y vincular los datos de forma simple e inteligente que permitan la toma de decisiones.
Desventajas
Pero lamentablemente las pymes todavía están lejos del nivel de implantación de este tipo de software, frente al que tienen las grandes corporaciones. Por otro lado, muchas empresas y negocios han adquirido soluciones de gestión que apenas han aprovechado o, como mucho, han utilizado un tercio o la mitad de sus funcionalidades. El problema radica en que hay empresarios que no ven las ventajas que aportan las tecnologías; piensan que no sirven para nada y que suponen un costo altísimo. Pero esto está lejos de la realidad, por lo que el desafío es sortear estas barreras, que son tanto culturales como económicas, además de las malas experiencias y los problemas propios de cada organización. También es para tener en cuenta que las pymes más pequeñas no disponen de departamentos de informática que ayuden a orientar sobre la utilidad
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