En este artículo veremos 47 consejos para elegir el mejor software de gestión. Estos te van a permitir diferenciar entre un sistema de gestión simple de uno de calidad.
La elección de un software de gestión no es un proceso sencillo, y no puede ser tomado a la ligera. El que elijas, es el que tiene que acompañar el crecimiento de tu empresa durante muchos años.
Pero primero…¿qué es un sistema de gestión? A grandes rasgos, lo podemos definir como un programa que te ayuda a administrar y controlar todos los aspectos de un negocio o una empresa. Es el software que se usa para cargar tus productos junto con su stock, administrar tus clientes, llevar la cuenta corriente, realizar facturas, tickets, registrar pagos, cobros, emitir informes y mucho más.
¿Por qué es compleja esta elección? Hay muchas opciones en el mercado, pero es difícil evaluar cuál es el que mejor se ajusta a tu negocio. Tenes que tener en cuenta no solo el precio, si no que se pueda amoldar al funcionamiento de tu empresa y no al revés. Tiene que tener el número de funcionalidades que te sean realmente útiles, ya sea en el presente como en el futuro a medida que tu negocio se expande.
Quedate hasta el final que te explico como bajar un archivo excel que te va a permitir evaluar varios sistemas, y así poder decidir entre todas las opciones que te ofrezcan.
Vamos a ver cuales son los puntos fundamentales a tener en cuenta en el momento de elegir
- Lo barato sale caro, y lo caro no siempre es bueno.
- No tiene sentido gastar una millonada de entrada, para comprar uno con mil funciones que tal vez nunca, o por lo menos al comienzo, vas a utilizar
- También tenés que tener cuidado de no comprar un sistema barato pero estático. Existen muchos softwares en el mercado a muy bajo precio, luego de unos meses de uso te darás cuenta que por lo general no pueden satisfacer un gran número de tus necesidades, debido a su rigidez o al precio elevado de un agregado o ampliación..
- lo ideal es gastar un precio inicial moderado o económico pero que luego en el futuro te permita expandir o agregar funcionalidades
- Flexibilidad.
- Este punto es esencial para cualquier sistema. Por ejemplo en la configuración de comprobantes. Un comprobante flexible es un comprobante donde se puede configurar si queremos que muestre el precio con iva o sin. Si queremos que sincronice con AFIP o no. Si queremos que permita ingresar descuentos a nivel de productos o solo a nivel del comprobante. Que descuente de stock o no. Que permita elegir si se imprime siempre que se genera, o que se imprima solo si el operador lo solicita.
- Es recomendable uno que te permita configurar el circuito de comprobantes. Un circuitos seria: que de un pedido hacemos un remito y luego la factura. O hacemos el pedido y luego la factura junto con el remito.
- Que permita configurar nuevos tipos de comprobantes. Por ejemplo una orden de servicio o algún tipo de comprobante interno entre sectores.
- Basado en comprobantes. El basado de comprobantes es el que permite usar un comprobante, para crear otro de manera rápida, Ejemplo, usar un presupuesto o remito para crear una factura sin tener que cargar nada. Tiene que permitir establecer y configurar qué comprobantes se usar para basar, y cuáles no.
También tiene que permitir transformar un comprobante en otro. Si estas haciendo un presupuesto, pero al final el cliente decide llevarse en el momento el producto, este presupuesto debe poder ser transformado en una factura con solo apretar un botón.
- Tiene que generar todo los impuesto necesarios…no solamente para hoy si no para el futuro. En caso de algún cambio en la reglamentación de AFIP, el programa tiene que poder adaptarse a esto, ya sea mediante una configuración interna, o con un servicio de actualizaciones. Un ejemplo sería la implementación de AFIP del código QR en las facturas.
- Personalizable.
- Diseño de los comprobantes. El sistema tiene que permitir configurar los datos de cualquier comprobante que se imprima. Quitar o agregar columnas o datos. Cambiar formatos de texto, tipografías, logo de la empresa, etc.
- Campos personalizables. Es muy importante poder agregar campos especiales para ciertas circunstancias. Supongamos que queres un campo especial en algún lugar, supongamos un producto, que tiene ciertas características especiales, que para tu negocio son importante registrarlas
- Forma de pago dinámica. Es ideal que te permita configurar varias formas de pago extras, como mercado pago, paypal y moneygram, etc.
- La información que ves en pantalla, debería poder personalizarse …. ejemplo las grillas.
- Informes dinámicos, y que se puedan guardar según tus gustos. Que permita agrupar y sub agrupar por distintas columnas. Agrupar por ítem, para ver la cantidad vendida de un ítem. Pero que también se pueda agrupar por marca o rubro, para ver todos los datos de las ventas de una determinada marca o rubro.
- Velocidad
- Búsquedas potentes. Tiene que permitirte buscar clientes y productos de forma práctica. Con solo escribir una parte del nombre ya tendría que ver resultados. También sería recomendable que permita usar comodines para potenciar la búsqueda.
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- Ágil por teclado. Para que un sistema sea rápido, tiene que estar preparado para ser usado rápidamente por teclado. Tecla tabulador para pasar de campo al siguiente.
- Rápido. No podemos esperar mucho tiempo para poder hacer una factura.o buscar cualquier cosa, tiene que funcionar rápidamente y sin trabarse, independientemente del volumen de datos.
- Local vs remoto
- Según nuestra opinión, lo mejor es tener el programa en tu computadora, con los datos también ahí y sin depender de internet el 100% del tiempo. Si dejas de pagar el soporte o servicio mensual, el sistema debería seguir funcionando en las mismas condiciones que cuando pagabas. Los datos están en tu maquina y son tuyos, siempre deberías poder acceder a ellos.
- Tiene que funcionar siempre incluso ante algún corte. En dicho caso, deberías poder facturar normalmente y más tarde, al volver internet, sincronizar las facturas con AFIP
- Datos.
- Facturas y clientes infinitos. Tene en cuenta que muchos limitan de alguna forma el número de facturas que podes realizar, o el número de clientes que podes cargar. Llegado a este número tenes que pagar para ampliarlo.
- La base de datos es la que guarda todos los datos de tu empresa. Por esta razón es muy importante que use un motor de base de datos profesional como SQL u Oracle, y no una base de datos como access.
- Backup. Debes poder hacer backups de tus datos en cualquier momento y de forma fácil y práctica.
- Funcionalidades
- Tiene que soportar indefinidas lista de precios,
- Política de descuentos importantes. Tiene que tener descuento por productos y por factura.
- Que permita el uso de lectora de codigos de barra.
- Que permita el uso de balanza.
- Que permita usar unidad de medida (kg, gramos, cm, paquete, )
- Que permita el uso de moneda extranjera.(dólares)
- Tiene que enviar mails, a clientes y proveedores, directamente sin usar ningún programa externo. Además se tiene que poder ver un historial de los mensajes que salieron para la trazabilidad.
- Los comprobantes tienen que tener fecha de vencimiento y fecha de entrega.
- Trazabilidad de operaciones. Deberías poder ver fácilmente quién generó un comprobante, como se utilizó en algún otro lado y cuando se pago o cobró.
- Automatización
- La carga de los clientes debe ser ágil. ya sea manualmente o automáticamente. Algunos softwares, con solo ingresar el cuit te traen todos sus datos desde los servidores de AFIP.
- Carga automática de productos y clientes mediante archivo excel. ¿Al instalar tu nuevo sistema, vas a tener que cargar todos los productos y clientes desde cero? o el sistema te permite hacer la carga inicial mediante un excel o similar.
- Es muy útil que tenga “descripciones” previamente guardados . Esto te permite cargar rápidamente descripciones que son repetitivas en cualquier comprobante. Como por ejemplo. “Cliente retira por mostrador” o “enviar por cadete de forma urgente”
- De la misma manera, las plantillas para emails agilizan el proceso de facturación. Imagine escribir un mail completo para el cliente, con solo tipear un código para cargar una plantilla de mails predefinida
- La imagen de los productos son hoy en día fundamentales. Tanto para el uso en las tiendas online, como para mostrarlo en pantalla a algún cliente. Por ende un buen sistema es ese, que permite buscar las imágenes de varios o todos los productos de forma automática en google, y almacenarlas.
- Importador automático de listas de precios. Este importador es el que permite tomar un archivo de excel que te envía un proveedor, para así poder actualizar los costos actuales de tus productos y por ende el precio de venta. Cada proveedor envía un archivo con un formato diferente de columnas. Por lo tanto, un buen importador tiene que “recordar” estos formatos para poder cargar el archivo tal cual lo manda el proveedor, sin tener que editarlo ni ajustar nada. Luego, de manera automática actualizar los costos y precios de venta.
- Compras
- Tiene que permitir anotar cuando falte un producto y agregarlo a una orden de compra de forma rápida. Esta debería quedar en estado pendiente, mientras seguimos agregando productos. En el momento que quieras la cerras y envías por mail al proveedor correspondiente.
- Tiene que permitirte registrar y controlar de forma fácil, las entregas de tus proveedores.
- Tesorería
- Tiene que permitirte registrar pagos y cobranzas de forma fácil y clara. Llevar la caja, administrar tus cuentas bancarias y cheques.
- Flexibilidad al momento de registrar un cobro, por ejemplo paga 50% en efectivo, 25% con tarjeta y 25% con un cheque.
- Comercio electrónico
- Se debería conectar con mercado Libre
- Se debería poder conectar con tu propia tienda de ventas online
- Soporte
- Es muy importante que tu sistema tenga por detrás, gente profesional con experiencia, que pueda ayudarte en la configuración, por lo menos al inicio.(por 2 o 3 meses).
- Muchos programas son estáticos, salen económicos, te lo bajas, les podes configurar un número limitado de opciones y nada más. El día que se necesite una modificación, o no se puede hacer, o tiene un costo altísimo.
- Por otro lado, no es recomendable un software que te obligue a pagar de por vida por este equipo de soporte.
- Lo ideal es un balance entre un soporte no demasiado caro pero que responda cuando tiene que responder
- Que posea actualizaciones con mejoras y arreglos por mal funcionamiento (bugs)
Conclusión
El sistema de gestión ideal, es ese que te permite iniciar con un costo mínimo de entrada, pero que luego puedan acompañar al crecimiento de la empresa ,incorporando funcionalidades extras a medida que van surgiendo nuevas necesidades.
Se tiene que ajustar de forma adecuada a tu negocio, que sea flexible, ampliable y altamente configurable. Tiene que permitirte llevar tu stock de forma organizada, informarte de tus deudas y deudores claramente. También es muy importante que te proporcione información de valor para la toma de decisiones estratégicas.
Si un software no cumple con alguno de los puntos que vimos ,…deberías huir antes que se apoderen de tu empresa y lo más importante, tu tiempo.
Si te quedo alguna duda, escribinos sin compromiso. Somos Wynges Sistemas, tenemos años de experiencia en el rubro y podemos asesorarte sin compromiso.